120x Mais Rápido: Intake de Pedidos para Laboratório Nacional de Diagnósticos

O Desafio

Um laboratório nacional de diagnósticos que processava 45.000 amostras por dia estava afogado em digitação manual de dados. Cada pedido recebido — seja por fax, PDF ou portal — exigia que um técnico lesse manualmente a requisição, interpretasse a caligrafia, buscasse códigos de exames no catálogo e digitasse os dados no LIMS. O processo levava em média 6,3 minutos por amostra.

Os efeitos colaterais eram graves. Uma taxa de 8% de falha na entrega de resultados significava que clínicos não recebiam dados críticos de pacientes no prazo. Uma taxa de glosas de 14,2% estava sangrando receita por erros de codificação e informações de plano de saúde incompletas. A equipe estava esgotada pela digitação repetitiva entre sistemas desconectados, e a rotatividade no departamento de entrada de pedidos era a mais alta da organização.

O laboratório havia tentado melhorias incrementais — treinamento adicional, formulários padronizados, checagens extras de qualidade — mas o problema fundamental permanecia: humanos estavam transcrevendo dados manualmente entre sistemas, e erros eram inevitáveis nessa escala.

Nossa Abordagem

A Carric construiu um pipeline de processamento de documentos com IA projetado para lidar com todo o espectro de formatos de pedidos recebidos. O sistema usa visão computacional e processamento de linguagem natural para ler pedidos independentemente do formato — faxes manuscritos, PDFs digitados e envios estruturados via portal são todos processados pelo mesmo pipeline.

A IA extrai dados estruturados de cada pedido, valida contra o catálogo de exames do laboratório, verifica erros comuns de codificação e preenche automaticamente o LIMS com dados verificados. Casos excepcionais e extrações de baixa confiança são sinalizados para revisão humana em vez de enviados automaticamente, garantindo precisão enquanto elimina a maioria do trabalho manual.

Além da entrada de pedidos, a Carric adicionou entrega automatizada de resultados — direcionando resultados finalizados ao portal correto do clínico, número de fax ou integração com prontuário eletrônico — e validação de faturamento que detecta guias propensas a glosas antes de serem enviadas. O sistema inteiro foi implantado em fases ao longo de 8 semanas, com a automação de entrada de pedidos entrando em produção primeiro e o módulo de faturamento duas semanas depois.

Os Resultados

O tempo de entrada de pedidos caiu de 6,3 minutos para 3,6 minutos por amostra — uma redução de 43%. Mas a verdadeira história estava nas métricas de impacto: falhas na entrega de resultados caíram de 8% para 2,1%, garantindo que clínicos recebessem os dados dos pacientes quando necessário. O módulo de validação de faturamento capturou erros antes do envio, recuperando US$ 1,2M em receita anual que anteriormente era perdida em glosas. Erros de digitação caíram 76%, e a equipe que gastava seus dias em transcrição manual foi redirecionada para trabalho de maior valor.