De 14 Dias a 5 Dias en Entrega de Resultados

El Desafio

Un laboratorio especializado en pruebas geneticas que atiende a mas de 200 cuentas medicas luchaba con un tiempo de entrega de resultados de 14 dias. El laboratorio ofrecia pruebas en 12 modalidades diferentes, cada una operando en su propia plataforma de instrumentos con su propio formato de datos. Cada vez que una muestra se movia entre fases de pruebas, los datos tenian que transferirse manualmente entre sistemas.

Estos puntos de transferencia manual eran el cuello de botella. Cada transferencia requeria que un tecnico exportara datos de un sistema, los reformateara e importara al siguiente. Los errores en cualquier punto de transferencia significaban que los resultados tenian que ser re-verificados, agregando dias al proceso. Los medicos estaban cada vez mas frustrados con las demoras, y algunos estaban empezando a enviar muestras a laboratorios competidores con tiempos de entrega mas rapidos.

El laboratorio habia explorado reemplazar sus sistemas heredados, pero la naturaleza especializada de las pruebas geneticas significaba que ninguna plataforma unica podia manejar las 12 modalidades. Necesitaban una manera de conectar lo que tenian, no de reemplazarlo.

Nuestro Enfoque

Carric construyo una capa de integracion personalizada que conecta las 12 modalidades de pruebas con flujo de datos automatizado. En lugar de reemplazar algun instrumento o sistema, la capa de integracion se situa entre ellos — traduciendo formatos de datos, validando resultados y moviendo informacion entre sistemas sin intervencion humana.

Cada punto de transferencia que anteriormente requeria transferencia manual de datos fue automatizado. La capa de integracion monitorea cada sistema en busca de resultados completados, extrae automaticamente los datos, los transforma al formato requerido por el siguiente sistema y los envia. El seguimiento en tiempo real le da al personal del laboratorio visibilidad exacta de donde se encuentra cada muestra en el proceso en cualquier momento.

En el lado de la entrega, Carric construyo un pipeline automatizado de entrega de resultados que enruta los resultados completados al canal preferido de cada medico — portal, fax o integracion con historia clinica electronica — sin requerir que el personal genere y envie reportes manualmente. Los resultados se entregan dentro de minutos de la aprobacion final, no horas o dias.

Los Resultados

El tiempo de entrega bajo de 14 dias a 5 dias — una mejora del 64%. Las 12 modalidades de pruebas estan ahora conectadas de forma transparente, y el 100% del manejo manual de datos ha sido eliminado. La reduccion de 9 dias en el TAT fue sentida inmediatamente por los medicos, quienes reportaron decisiones de tratamiento mas rapidas para sus pacientes. El laboratorio ha recuperado desde entonces cuentas que se habian ido a la competencia y ha crecido su red de medicos en un 15%.